Kelionės lapas: pavyzdys, „Excel“ šablonas ir reikalavimai

Kelionės lapas yra dokumentas, kuriame užrašoma, kada, kur ir kiek kilometrų nuvažiavo įmonės automobilis ir kiek degalų jam įpilta. Teisės aktuose, kuriuos perskaitėme rengdami šį gidą, privalomos įmonės automobilio kelionės lapo formos nėra, todėl formą įmonė pasirenka pati.

Finansinės apskaitos įstatymo 3 straipsnio 1 dalyje parašyta, kad ūkinės operacijos pagrindžiamos apskaitos dokumentais, o 7 straipsnio 2 dalis reikalauja, kad iš dokumento, kuriuo pagrindžiama ne tarp kelių subjektų įvykusi operacija, būtų galima nustatyti jos laikotarpį arba datą, turinį ir sumą.

Todėl šio gido pavyzdyje rašoma data, maršrutas, kelionės tikslas, odometro rodmenys ir degalų kiekis. Toliau rasite užpildytą mėnesio kelionės lapo pavyzdį, kurį galite atsisiųsti ir naudoti kaip „Excel“ šabloną.

Automobilio kelionės lapo pavyzdys „Excel“ lentelėje

Pavyzdys išgalvotas: UAB „Pavyzdys“ (įmonės kodas 000000001, Pavyzdžio g. 1, Vilnius) lengvasis automobilis, valstybinis numeris ABC 000, 2026 m. rugsėjis. Vairuotojai, maršrutai, odometro rodmenys, degalų kiekiai ir sunaudojimo norma sugalvoti. Tai vieno automobilio vieno mėnesio kelionės lapas „Excel“ lentelėje.

Ką reiškia kiekviena skiltis:

• Data. Kiekviena kelionė rašoma atskira eilute tą dieną, kai ji įvyko.
• Maršrutas. Iš kur, per kur ir kur važiuota. Važiavimas mieste pavyzdyje užrašytas „Vilnius (mieste)“.
• Kelionės tikslas. Trumpai, kokiam įmonės reikalui važiuota: prekių pristatymas pirkėjui, susitikimas su tiekėju.
• Odometras išvykstant ir grįžus. Rodmenys kilometrais. Kiekvienos kelionės pradžios rodmuo sutampa su ankstesnės kelionės pabaigos rodmeniu: pavyzdyje rugsėjo 1 d. kelionė baigta ties 48 418 km, o rugsėjo 3 d. pradėta nuo to paties skaičiaus.
• Nuvažiuota, km. Skaičiuoja formulė: odometras grįžus minus odometras išvykstant. Rugsėjo 1 d. tai 48 418 − 48 210 = 208 km.
• Įpilta degalų, l. Pildoma tik tą dieną, kai degalai pirkti; kiekis perrašomas iš degalų pirkimo dokumento.
• Vairuotojas. Kas vairavo. Pavyzdyje automobiliu naudojasi Jonas ir Rasa.

Lentelės apačioje yra mėnesio suvestinė. Per rugsėjį nuvažiuota 1 572 km: tiek pat gaunama iš paskutinio odometro rodmens atėmus pirmąjį (49 782 − 48 210). Įpilta 123 l degalų (40 + 45 + 38).

Pavyzdyje įmonės vadovas šiam automobiliui yra nustatęs 6,5 l/100 km sunaudojimo normą, todėl 1 572 km atitinka 102,18 l degalų. Mėnesio pradžioje bake buvo 15 l, todėl mėnesio pabaigoje lieka 15 + 123 − 102,18 = 35,82 l. Norma 6,5 l/100 km yra pavyzdžio skaičius, o ne teisės akto nustatytas dydis.

Ar kelionės lapas privalomas: ką radome teisės aktuose

2026 m. spalio 11 d. Teisės aktų registre ieškojome teisės aktų, kurių pavadinime yra žodžiai „kelionės lapų“, „kelionės lapo“ arba „kelionės lapai“. Visos trys paieškos parodė tuos pačius devynis aktus. Sprendžiant iš pavadinimų, jie skirti keleivių vežimo kelių transportu kelionės lapams ir vienos savivaldybės administracijos tarnybinių automobilių tvarkai.

Akto, kurio pavadinimas rodytų, kad jis nustato įmonių automobilių kelionės lapo formą, tarp jų nėra. Tai paieškos pagal pavadinimą rezultatas, o ne visų galiojančių teisės aktų peržiūra.

Bendrus reikalavimus dokumentams nustato Finansinės apskaitos įstatymas. Jo 3 straipsnio 1 dalyje parašyta, kad ūkinės operacijos pagrindžiamos apskaitos dokumentais.

Pagal 2 straipsnio 18 dalį ūkinė operacija yra subjekto veikla arba nuo subjekto priklausantis ar nepriklausantis įvykis, keičiantis turto ir (arba) nuosavo kapitalo arba grynojo turto, finansavimo sumų, įsipareigojimų, pajamų ir sąnaudų dydį ir (arba) struktūrą.

Sunaudoti degalai tampa sąnaudomis, todėl, mūsų supratimu, jų nurašymas yra ūkinė operacija, kurią reikia pagrįsti dokumentu.

Taigi šis įstatymas apskaitos dokumento parengimo būdo, formos ir laikmenos neriboja: tinka ir popierinis lapas, ir „Excel“ failas. Turinį apibrėžia 7 straipsnis.

Jo 1 dalies privalomos informacijos sąrašas skirtas dokumentams, kuriais pagrindžiama tarp dviejų arba daugiau subjektų, taip pat tarp subjekto ir ekonominės veiklos nevykdančio fizinio asmens įvykusi ūkinė operacija, pavyzdžiui, degalų pirkimas degalinėje. Kelionės lapas surašomas įmonės viduje, todėl, mūsų supratimu, jam taikoma 2 dalis.

Pavyzdžio kelionės lape laikotarpis yra mėnuo ir kelionių datos, turinys – maršrutai ir tikslai, o apskaičiuotą degalų kiekį pagrindžia odometro rodmenys ir įmonės nustatytas skaičiavimo būdas.

Pelno mokesčio įstatymo 17 straipsnio 1 dalyje leidžiami atskaitymai apibrėžti kaip visos faktiškai patirtos įprastinės tokiai veiklai sąnaudos, būtinos pajamoms uždirbti ar ekonominei naudai gauti, jeigu šis įstatymas nenustato ko kita.

To paties įstatymo 11 straipsnio 4 dalis nustato, kad išlaidos, kurių pagrindu pripažįstamos sąnaudos, gali būti grindžiamos tik dokumentais, kurie privalo turėti finansinę apskaitą reglamentuojančių teisės aktų nustatytą privalomą finansinės apskaitos dokumentų informaciją, ir kad juose privalo būti nurodyta ir kita Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos nustatyta informacija.

Pagal to paties straipsnio 6 dalį šie reikalavimai netaikomi užsienio vienetų ar fizinių asmenų surašytiems dokumentams. Kelionės lape matyti, kokiam įmonės reikalui važiuota. Ar konkrečios Jūsų įmonės degalų išlaidos bus pripažintos sąnaudomis, aptarkite su buhalteriu.

Kas nustato kelionės lapo formą ir pildymo tvarką

Pagal Finansinės apskaitos įstatymo 13 straipsnio 1 dalies 3 ir 4 punktus subjekto vadovas, organizuodamas apskaitą, nustato ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką, taip pat vidaus kontrolės priemones ir užtikrina jų taikymą.

To paties straipsnio 3 dalis leidžia kai kuriuos 1 dalies veiksmus atlikti apskaitos paslaugas teikiančiam subjektui, jeigu taip nustatyta sutartyje. Kelionės lapo šis straipsnis nemini. Vis dėlto įmonėje kelionės lapo formą, pildymo dažnumą, atsakingus asmenis ir degalų nurašymo būdą verta patvirtinti vadovo įsakymu arba įrašyti į apskaitos politiką.

Biudžetinėms įstaigoms skirtas Vyriausybės 2009 m. gegužės 27 d. nutarimas Nr. 543.

Jo 3 punktas įpareigoja ministrus, įstaigų prie ministerijų ir Vyriausybės įstaigų vadovus, taip pat kitų iš valstybės biudžeto asignavimų ir iš valstybės pinigų fondų išlaikomų biudžetinių įstaigų vadovus, vadovaujantis pavyzdinėmis taisyklėmis, nustatyti savo įstaigos tarnybinių ir netarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo tvarką.

Iš savivaldybės biudžeto išlaikomoms biudžetinėms įstaigoms ir kitoms 4 punkte išvardytoms institucijoms rekomenduojama į taisykles atsižvelgti.

Taisyklių 8 punkte nurodyta, kad tarnybinių lengvųjų automobilių ridos, degalų ir (ar) energijos sunaudojimo normų limitus savo sprendimu nustato įstaigos vadovas, 16 punkte – kad ridos, degalų ir (ar) energijos sunaudojimo apskaita tvarkoma įstaigos vadovo nustatyta tvarka, o 19 punkte – kad sunaudoti degalai ir (ar) energija apskaitomi pagal faktinį sunaudotą kiekį.

Šios redakcijos tekste žodžių „kelionės lapas“ nėra. Nutarimas ir taisyklės skirti biudžetinėms įstaigoms, o ne įmonėms.

Jeigu automobilis perduodamas naudotis konkrečiam darbuotojui, perdavimą verta įforminti atskirai; pavyzdį rasite gide apie priėmimo–perdavimo aktą. Krovinio vežimo dokumentą aprašo gidas apie krovinio važtaraštį.

Kaip pildyti kelionės lapą „Excel“ lentelėje: šeši žingsniai

1. Lapo viršuje arba failo pavadinime užrašykite įmonę, automobilį (markę ir valstybinį numerį) ir mėnesį. Kiekvienam automobiliui ir kiekvienam mėnesiui skirkite atskirą lapą.
2. Į pirmą eilutę įrašykite skilčių pavadinimus: data, maršrutas, kelionės tikslas, odometras išvykstant, odometras grįžus, nuvažiuota, įpilta degalų, vairuotojas.
3. Po kiekvienos kelionės užpildykite vieną eilutę. Odometro rodmenį užrašykite tokį, kokį rodo prietaisas, o ne skaičiuokite iš atstumo žemėlapyje.
4. Skiltyje „Nuvažiuota, km“ įrašykite formulę =E2-D2 ir nukopijuokite ją žemyn.
5. Mėnesio pabaigoje susumuokite kilometrus ir degalus: =SUM(F2:F9) ir =SUM(G2:G9). Patikrinkite, ar kilometrų suma lygi paskutinio ir pirmo odometro rodmenų skirtumui.
6. Apskaičiuokite sunaudotus degalus taip, kaip nustatyta Jūsų įmonės tvarkoje, ir perduokite lapą buhalteriui kartu su degalų pirkimo dokumentais. Kokia informacija turi būti pirkimo dokumente, kai pardavėjas yra PVM mokėtojas, aprašyta gide PVM sąskaitos faktūros rekvizitai.

Ar lapą pasirašo vairuotojas ir kas jį tvirtina, teisės aktai, kuriuos skaitėme, nenustato. Parašai parodo, kas atsako už įrašus, todėl juos verta numatyti įmonės tvarkoje.

Dažnos kelionės lapo klaidos

• Nėra datų arba laikotarpio. Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 2 dalis reikalauja, kad iš dokumento būtų galima nustatyti operacijos laikotarpį arba datą.
• Nėra maršruto ir tikslo. Be jų iš lapo nematyti, kur ir kokiam įmonės reikalui važiuota, o 7 straipsnio 2 dalis reikalauja, kad būtų galima nustatyti operacijos turinį.
• Odometro rodmenys nesutampa. Jeigu vienos kelionės pabaiga nesutampa su kitos pradžia, nuvažiuotų kilometrų skaičius tampa abejotinas, o 7 straipsnio 2 dalis reikalauja apskaičiuotą ūkinės operacijos sumą prireikus pagrįsti.
• Degalų kiekis be pirkimo dokumentų. Kelionės lapas nepakeičia degalų pirkimo dokumento: pagal Pelno mokesčio įstatymo 11 straipsnio 4 dalį išlaidos, kurių pagrindu pripažįstamos sąnaudos, grindžiamos tik dokumentais su privaloma finansinės apskaitos dokumentų informacija.
• Degalų skaičiavimo būdas niekur neužrašytas. Ar degalai nurašomi pagal normą, ar pagal faktinį kiekį, teisės aktai, kuriuos skaitėme, įmonėms nenustato; ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką nustato vadovas. Kol būdas neužrašytas, iš lapo nematyti, kaip gautas suvestinės skaičius.

Kiek laiko saugoti kelionės lapus

Finansinės apskaitos įstatymo 10 straipsnio 1 dalis nustato, kad apskaitos dokumentai saugomi subjekto vadovo nustatyta tvarka, vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymu.

Šio įstatymo 13 straipsnio 1 dalyje parašyta, kad privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais, o jeigu jų nėra, – atsižvelgdami į savo ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-100 patvirtintos Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės 11.15 punkte transporto priemonių ridos ir kuro sąnaudų apskaičiavimo dokumentams nurodytas 10 metų terminas.

Pagal įsakymo 2.1 papunktį rodyklė privatiems juridiniams asmenims nustato minimalius terminus tiems vidaus administravimo dokumentams, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, o pagal 2.4 papunktį šiuos terminus dokumentų saugotojas gali pratęsti.

Akto, kuris įpareigotų įmonę rengti būtent kelionės lapą, tarp mūsų skaitytų nėra, todėl iš šių tekstų negalime pasakyti, ar 10 metų terminas privalomas Jūsų įmonės kelionės lapams. Konkretų terminą savo įmonei nustatykite kartu su buhalteriu.

„Excel“ failas ar lentelė naršyklėje

„Excel“ tinka, kai kelionės lapą pildo vienas žmogus: formulės pačios suskaičiuoja kilometrus ir degalus, o failą galima išspausdinti ir pasirašyti. Sunkiau, kai automobilių keli, vairuotojai pildo skirtingus failus ir mėnesio pabaigoje juos reikia surinkti.

Savo „Excel“ ar CSV failą galite paversti lentele naršyklėje: joje yra paieška, filtrai ir forma naujai eilutei. Šiuo metu tai nemokama. Tokia lentelė formulių neskaičiuoja ir nėra apskaitos programa: nuvažiuotus kilometrus įrašote patys, o degalų suvestinę skaičiuojate „Excel“ faile arba perduodate buhalteriui.