Darbų sąmata: pavyzdys, „Excel“ šablonas ir kaip ją rašyti

Darbų sąmata yra dokumentas, kuriame surašyti numatomi darbai ir medžiagos, jų kiekiai, vienetų kainos ir bendra suma. Civilinio kodekso 6.653 straipsnio 3 dalis leidžia rangos sutartyje numatytiems darbams sudaryti konkrečią arba apytikrę sąmatą, o rangovo sudaryta sąmata tampa rangos sutarties dalimi nuo to momento, kai ją patvirtina užsakovas.

Sąmatos formos Civilinis kodeksas nenustato, todėl toliau pateikiame darbų sąmatos pavyzdį „Excel“ lentelėje su formulėmis ir paaiškiname, ką kodeksas nustato apie darbų kainą ir jos keitimą.

Remonto darbų sąmatos pavyzdys

Pavyzdys išgalvotas: įmonė, užsakovas, objektas, kiekiai ir kainos sugalvoti, o kainos nėra rinkos kainų apžvalga. Rangovas UAB „Pavyzdys“ sudaro sąmatą vieno kambario remontui: grindų plotas 18 m², dažomų sienų plotas 42 m², grindjuosčių ilgis 17 m. Pavyzdyje rangovas nėra PVM mokėtojas, ir PVM sąmatoje nerodomas.

Virš lentelės surašomi duomenys, pagal kuriuos sąmatą galima atpažinti ir susieti su sutartimi:

Lentelėje yra devynios eilutės: keturios darbų ir penkios medžiagų.

• Darbai. Sienų glaistymas ir šlifavimas: 42 m² po 6,00 €, iš viso 252,00 €. Sienų gruntavimas ir dažymas dviem sluoksniais: 42 m² po 5,00 €, iš viso 210,00 €. Laminato grindų klojimas: 18 m² po 9,00 €, iš viso 162,00 €. Grindjuosčių montavimas: 17 m po 4,00 €, iš viso 68,00 €.
• Medžiagos. Glaistas: 20 kg po 1,50 €, iš viso 30,00 €. Gruntas: 5 l po 4,00 €, iš viso 20,00 €. Dažai sienoms: 10 l po 12,00 €, iš viso 120,00 €. Laminatas su paklotu: 20 m² po 16,00 €, iš viso 320,00 €. Grindjuostės: 18 m po 5,00 €, iš viso 90,00 €.

Darbai iš viso sudaro 692,00 €, medžiagos – 580,00 €, visa sąmata – 1 272,00 €.

Po lentele paliekama vieta patvirtinimui: užsakovo vardas ir pavardė, data ir parašas arba kitoks aiškus patvirtinimas, pavyzdžiui, atsakymas elektroniniu laišku. Kodėl jis svarbus, paaiškinta toliau.

Ką reiškia kiekviena skiltis

• A. Nr. Eilutės numeris. Juo patogu remtis, kai vėliau derinate pakeitimus arba rašote atliktų darbų aktą.
• B. Darbas arba medžiaga. Pavadinimas toks tikslus, kad abi šalys vienodai suprastų, kas bus padaryta: ne „dažymas“, o „sienų gruntavimas ir dažymas dviem sluoksniais“.
• C. Rūšis. Žodis „Darbas“ arba „Medžiaga“. Pagal šią skiltį formulė atskirai susumuoja darbus ir medžiagas.
• D. Mato vnt. Vienetas, kuriuo matuojamas kiekis: m², m, kg, l, vnt., val.
• E. Kiekis. Darbų kiekis nustatomas išmatavus objektą, medžiagų – pagal tai, kiek jų reikia nupirkti. Pavyzdyje laminato įrašyta 20 m², nors grindų plotas 18 m², o grindjuosčių – 18 m, nors montuojama 17 m: skirtumas paliktas pjovimui. Tai pavyzdžio pasirinkimas, o ne norma.
• F. Vieneto kaina, EUR. Vieno mato vieneto kaina.
• G. Suma, EUR. Kiekis, padaugintas iš vieneto kainos. Šioje skiltyje skaičių ranka nerašykite: juos skaičiuoja formulė.

Ką apie sąmatą nustato Civilinis kodeksas

Sąmata minima Civilinio kodekso šeštosios knygos skyriuje apie rangą. Bendrosios rangos nuostatos atitinkamai taikomos ir atskiroms rangos rūšims – kodekse įvardytos buitinė ranga, statybos ranga „ir kt.“, – jeigu kiti skyriaus skirsniai nenustato ko kita (6.644 straipsnio 2 dalis).

Iš šių dalių ir gretimų straipsnių matyti keli praktiniai dalykai.

• Kodeksas sąmatos nereikalauja, bet kaina turi būti aiški. Kodekse parašyta, kad sąmata „gali būti sudaroma“ (6.653 straipsnio 3 dalis), tačiau rangos sutartyje nurodoma darbų kaina arba jos apskaičiavimo būdas ir kriterijai. Jeigu kaina sutartyje nenurodyta, ji nustatoma pagal 6.198 straipsnio taisykles (6.653 straipsnio 1 dalis): kai kaina ar jos nustatymo tvarka sutartyje neaptarta ir šalys nėra susitarusios kitaip, laikoma, kad šalys turėjo omenyje kainą, kurią sutarties sudarymo metu toje verslo srityje buvo įprasta imti už tokį pat įvykdymą atitinkamomis aplinkybėmis, o jeigu ši kaina neegzistuoja, – protingumo kriterijus atitinkančią kainą (6.198 straipsnio 1 dalis).
• Sąmatos formos kodeksas nenustato. Civiliniame kodekse nėra nei privalomos sąmatos formos, nei skilčių sąrašo, nei apibrėžimo, kuo konkreti sąmata skiriasi nuo apytikrės. Todėl pavyzdžio skiltys yra mūsų pasirinkimas, o ne kodekso reikalavimas. Kitų teisės aktų, pavyzdžiui, statybos darbus reglamentuojančių, šiame gide netikrinome. Tai, ar Jūsų sąmata konkreti, ar apytikrė, verta aiškiai įrašyti pačioje sąmatoje arba sutartyje.
• Sutarties dalimi sąmata tampa patvirtinta. Rangovo sudaryta sąmata įsigalioja ir tampa sutarties dalimi nuo to momento, kai ją patvirtina užsakovas (6.653 straipsnio 3 dalis).
• Prieš sutartį – informacija apie medžiagas ir laiką. Rangovas iki sutarties sudarymo privalo suteikti užsakovui visą reikiamą informaciją, susijusią su darbų atlikimu, taip pat informaciją apie darbui atlikti būtinas medžiagas ir reikalingą laiką (6.645 straipsnio 1 dalis). Sąmata su medžiagų eilutėmis ir numatomais terminais yra patogus būdas tai padaryti. Pati sutartis turi nustatyti darbų pradžią ir pabaigą (6.652 straipsnio 1 dalis).
• Kieno medžiagos. Jeigu sutartis nenustato ko kita, rangovas darbą atlieka iš savo medžiagos, savo priemonėmis ir jėgomis (6.647 straipsnio 1 dalis). Kai darbas visiškai ar iš dalies atliekamas iš užsakovo medžiagos, rangovas privalo pateikti medžiagos sunaudojimo ataskaitą ir grąžinti likutį arba, užsakovui sutikus, sumažinti darbų kainą nesunaudotų medžiagų verte (6.648 straipsnio 3 dalis). Todėl sąmatoje verta parašyti, kas perka medžiagas.

Kas moka, kai darbų ar išlaidų atsiranda daugiau

Atsakymas priklauso nuo to, ar rangovas laiku pranešė užsakovui ir ar sutartyje nurodyta konkreti darbų kaina.

Kodeksas numato dar dvi taisykles, susijusias su faktinėmis išlaidomis.

• Medžiagos pabrango. Kai rangovo tiekiamų medžiagų ar įrenginių kaina arba trečiųjų asmenų rangovui teikiamų paslaugų kaina padidėja iš esmės ir rangovas to negalėjo numatyti sudarydamas sutartį, jis turi teisę reikalauti padidinti darbų kainą arba nutraukti sutartį pagal 6.204 straipsnio taisykles (6.653 straipsnio 6 dalis). Koks padidėjimas laikomas esminiu, 6.653 straipsnis nenurodo; kilus ginčui kreipkitės į teisininką.
• Rangovas sutaupė. Kai faktinės rangovo išlaidos yra mažesnės, negu buvo numatyta nustatant kainą, rangovui išlieka teisė gauti sutartyje numatytą atlyginimą, jeigu užsakovas neįrodo, kad ekonomija turėjo neigiamos įtakos darbo kokybei. Sutartyje galima numatyti, kaip ekonomija paskirstoma (6.654 straipsnis).

Kai užsakovas yra vartotojas

Kai rangovas yra verslininkas, o užsakovas – vartotojas ir darbas skirtas užsakovo ar jo šeimos buitiniams ar asmeniniams poreikiams tenkinti, sudaroma vartojimo rangos sutartis (6.672 straipsnio 1 dalis). Pavyzdžio kambario remontas, kurį UAB atlieka Vardeniui Pavardeniui jo buitiniams poreikiams, būtų toks atvejis. Tokiai sutarčiai kodeksas nustato papildomų taisyklių.

• Rangovas neturi teisės reikalauti, kad į sutartį būtų įtraukti papildomas darbas ar paslaugos, o užsakovas turi teisę atsisakyti apmokėti darbus ar paslaugas, kurie nebuvo numatyti sutartyje (6.673 straipsnio 1 dalis). Darbą, kurio nėra patvirtintoje sąmatoje, pirmiausia suderinkite raštu.
• Iki sutarties sudarymo rangovas privalo suteikti būtiną ir teisingą informaciją apie siūlomus darbus, jų rūšis, kainą ir apmokėjimo formą (6.674 straipsnio 1 dalis).
• Vartojimo rangos sutarčiai taikomos ir kodekso normos apie vartojimo sutartis (6.672 straipsnio 2 dalis). Pagal jas prieš sudarydamas vartojimo sutartį, kuri nėra nuotolinė ar ne prekybos patalpose sudaroma sutartis, verslininkas privalo nurodyti bendrą kainą, į kurią įskaičiuoti mokesčiai, arba, kai dėl paslaugų pobūdžio kainos pagrįstai negalima apskaičiuoti iš anksto, – metodą, pagal kurį ji apskaičiuojama, jeigu ši informacija nėra akivaizdi iš konteksto (6.228⁶ straipsnio 1 dalies 3 punktas). Šis straipsnis netaikomas smulkioms buitinėms sutartims, kurios įvykdomos iš karto (6.228⁶ straipsnio 3 dalis), o sutartys, kurioms jis netaikomas, išvardytos 6.228³ straipsnio 2 dalyje; tarp jų yra statybos rangos sutartys dėl naujo statinio statybos ar statinio rekonstrukcijos. Nuotolinėms ir ne prekybos patalpose sudaromoms sutartims informavimo reikalavimus nustato atskiras 6.228⁷ straipsnis, kurio čia neaptariame.
• Kai darbai atliekami iš rangovo medžiagos, užsakovas sudarydamas sutartį sumoka visą ar dalį sutartyje nustatytos medžiagos kainos, o galutinai atsiskaito atlikus darbą. Jeigu po sutarties sudarymo medžiagos kaina pasikeičia, rangovas neturi teisės reikalauti ją perskaičiuoti (6.675 straipsnio 1 ir 3 dalys).
• Darbų kaina nustatoma šalių susitarimu ir sumokama po to, kai rangovas perdavė darbų rezultatą; užsakovui sutikus, kaina arba avansas gali būti sumokėti sudarant sutartį arba vėliau sutartu laiku (6.676 straipsnis).

Kaip rašoma sąmata: žingsniai

1. Apžiūrėkite ir išmatuokite objektą. Užsirašykite plotus, ilgius ir vienetus, nes iš jų atsiras skilties „Kiekis“ skaičiai.
2. Surašykite darbus atskiromis eilutėmis ta tvarka, kuria jie bus atliekami. Skiltyje „Rūšis“ įrašykite „Darbas“.
3. Surašykite medžiagas atskiromis eilutėmis ir skiltyje „Rūšis“ įrašykite „Medžiaga“. Jeigu medžiagas perka užsakovas, jų į sumą neįtraukite ir tai parašykite virš lentelės.
4. Kiekvienai eilutei įrašykite mato vienetą, kiekį ir vieneto kainą.
5. Skilties „Suma“ pirmoje eilutėje įrašykite formulę =E2*F2 ir nukopijuokite ją žemyn iki paskutinės eilutės.
6. Po eilutėmis susumuokite darbus ir medžiagas atskirai: =SUMIF(C2:C10,"Darbas",G2:G10) ir =SUMIF(C2:C10,"Medžiaga",G2:G10). Bendra suma yra šių dviejų langelių suma: =G11+G12. Formulės čia užrašytos taip, kaip jos saugomos faile; jeigu Jūsų „Excel“ argumentus skiria kabliataškiu, vietoj kablelių rašykite kabliataškius.
7. Virš lentelės įrašykite sąmatos numerį, datą, rangovą, užsakovą, objektą, numatomus terminus, kieno medžiagos ir ar sąmata konkreti, ar apytikrė.
8. Nusiųskite sąmatą užsakovui ir gaukite aiškų patvirtinimą: rangovo sudaryta sąmata sutarties dalimi tampa nuo to momento, kai ją patvirtina užsakovas (6.653 straipsnio 3 dalis).
9. Jeigu atliekant darbus paaiškėja, kad reikia papildomų darbų, pirmiausia praneškite užsakovui, suderinkite patikslintą sąmatą ir tik tada darbus atlikite.

Jeigu esate PVM mokėtojas, sąmatoje verta atskirai parodyti sumą be PVM, PVM sumą ir sumą su PVM, kad užsakovas matytų galutinę kainą. Kokį tarifą taikyti Jūsų darbams, pasitikslinkite su buhalteriu; apie patį dokumentą skaitykite gide PVM sąskaitos faktūros rekvizitai ir pavyzdys.

Klaidos, kurių pasekmes nustato Civilinis kodeksas

• Darbai pradedami pagal nepatvirtintą sąmatą. Rangovo sudaryta sąmata sutarties dalimi tampa nuo to momento, kai ją patvirtina užsakovas (6.653 straipsnio 3 dalis). Be patvirtinimo vėliau sunku įrodyti, dėl kokios kainos susitarta.
• Apie papildomus darbus pranešama pabaigus. Laiku neįspėjęs užsakovo, kad būtina didinti darbų kainą, rangovas privalo įvykdyti sutartį už joje numatytą kainą (6.653 straipsnio 4 dalis).
• Vartotojui pateikiama sąskaita už nesutartus darbus. Vartojimo rangos sutarties užsakovas turi teisę atsisakyti apmokėti darbus ar paslaugas, kurie nebuvo numatyti sutartyje (6.673 straipsnio 1 dalis).
• Neparašoma, ar kaina konkreti. Kai sutartyje nurodyta konkreti kaina, rangovas neturi teisės reikalauti ją padidinti, o užsakovas – sumažinti, net jeigu sudarant sutartį nebuvo galima tiksliai numatyti viso darbų kiekio arba visų būtinų išlaidų (6.653 straipsnio 5 dalis). Jeigu kiekiai dar nežinomi, tai turi būti aiškiai matyti iš sąmatos ir sutarties.
• Avanso prašoma, nors dėl jo nesusitarta. Rangovas turi teisę reikalauti avanso ar rankpinigių tik rangos sutartyje numatytais atvejais (6.655 straipsnio 2 dalis). Apie dokumentą, pagal kurį prašoma išankstinio mokėjimo, skaitykite gide išankstinė sąskaita apmokėjimui.

Kas vyksta po sąmatos ir kiek laiko ją saugoti

Atlikti darbai priimami aktu, kuriuo užsakovas be išlygų ar su išlygomis patvirtina priėmęs, o rangovas – perdavęs darbus (6.662 straipsnio 1 dalis). Akto eilutes patogu perkelti iš sąmatos; plačiau – gide atliktų darbų aktas.

Jeigu sąmatą siunčiate kaip pasiūlymo dalį, pravers ir gidas komercinis pasiūlymas.

Sąmatos saugojimo termino Civilinio kodekso rangos skyriaus straipsniai, kuriuos skaitėme (6.644–6.686), nenustato; kitų teisės aktų dėl dokumentų saugojimo šiame gide netikrinome. Užsakovo patvirtinta rangovo sąmata yra sutarties dalis, todėl ją verta laikyti kartu su sutartimi ir priėmimo aktu bent tol, kol užsakovas gali reikšti reikalavimus dėl darbų trūkumų.

Kai garantinis terminas nenustatytas, trūkumai turi būti nustatyti per protingą terminą, bet ne ilgesnį kaip dveji metai nuo darbų rezultato perdavimo, jeigu įstatymas ar sutartis nenustato kitokio termino (6.666 straipsnio 2 dalis), o reikalavimams dėl atliktų darbų trūkumų taikomas vienerių metų ieškinio senaties terminas, išskyrus kodekso nustatytas išimtis (6.667 straipsnio 1 dalis).

Statybos rangai (6.698 straipsnis) ir kai kuriems vartojimo rangos užsakovo reikalavimams (6.678 straipsnio 2 dalis) kodeksas nustato kitokius terminus, kurių čia neaptariame. Kiek laiko dokumentus saugoti apskaitos tikslais, pasitikslinkite su buhalteriu.

Sąmata „Excel“ programoje ir sąmatų registras naršyklėje

Pačią sąmatą patogu skaičiuoti „Excel“ programoje: formulės perskaičiuoja sumas, kai pakeičiate kiekį ar kainą, o lentelę galima išsaugoti PDF formatu ir išsiųsti užsakovui. Sąmatos pavyzdį „Excel“ formatu su formulėmis galite atsisiųsti po pirmuoju paveikslu.

Kai sąmatų ir pasiūlymų daugėja, atsiranda kitas uždavinys: žinoti, kuri sąmata kam išsiųsta, iki kada galioja ir ar patvirtinta. Tam skirtas pasiūlymų registro šablonas: paruošta lentelė su numeriu, data, klientu, suma be PVM, galiojimo data ir būsena.

Ją galima pildyti naršyklėje arba atsisiųsti ir atidaryti „Excel“ programoje; šiuo metu tai nemokama. Ši lentelė formulių neskaičiuoja ir nėra apskaitos programa: sumas į ją įrašote iš savo sąmatos.