Inventorizacijos aprašas: pavyzdys, forma ir reikalavimai

Inventorizacijos aprašas (šio gido šaltiniuose jis vadinamas inventorizavimo aprašu) yra dokumentas, į kurį inventorizacijos metu surašomas faktiškai rastas turtas: pavadinimas, mato vienetas, kiekis ir vertė.

Inventorizacijos taisyklės, patvirtintos Vyriausybės 1999 m. birželio 3 d. nutarimu Nr. 719, kuriose buvo privalomųjų aprašo rekvizitų sąrašas, negalioja nuo 2022 m. gegužės 1 d.

Finansinės apskaitos įstatymas aprašo formos ir rekvizitų nenustato: jis reikalauja, kad turto ir įsipareigojimų sąskaitų likučiai būtų pagrindžiami inventorizacijos duomenimis vadovo nustatytu periodiškumu ir atvejais, o dviem įstatyme nurodytais atvejais – nedelsiant.

Toliau pateiktas pavyzdys sudarytas pagal buvusių taisyklių rekvizitų sąrašą: tai mūsų pasirinkimas, o ne šio įstatymo nustatyta forma.

Atsargų inventorizacijos aprašo pavyzdys

Pavyzdys išgalvotas: įmonė, žmonės, prekės, kiekiai ir kainos sugalvoti. Aprašą sudaro trys dalys: antraštė, lentelė ir baigiamieji įrašai su parašais. Antraštė atrodo taip:

Lentelėje viena eilutė skirta vienai prekei. Ją patogu pildyti „Excel“ programoje:

Ką reiškia skiltys:

• Eil. Nr., kodas, pavadinimas, mato vnt. Prekė įrašoma taip, kaip ji pavadinta apskaitoje, tuo pačiu mato vienetu. Pavyzdyje kodai yra nuo PV-001 iki PV-004.
• Kiekis pagal apskaitą. Likutis iš apskaitos registro inventorizacijos dienai. Šią skiltį užpildo apskaitą tvarkantis asmuo, o ne skaičiuojantys žmonės.
• Rastas kiekis. Tai, ką komisija suskaičiavo, pasvėrė arba išmatavo.
• Skirtumas. Formulė iš rasto kiekio atima kiekį pagal apskaitą: neigiamas skaičius rodo trūkumą, teigiamas – perteklių.
• Kaina, rasta suma ir skirtumo suma. Kaina imama iš apskaitos. Rasta suma yra rastas kiekis, padaugintas iš kainos, o skirtumo suma – skirtumas, padaugintas iš kainos. Abi formulės rezultatą suapvalina iki dviejų skaitmenų po kablelio.

Pavyzdžio eilutės:

• Varžtai cinkuoti (PV-001): apskaitoje 1 200 vnt., rasta 1 180 vnt., kaina 0,05 €. Skirtumas −20 vnt., rasta suma 59,00 €, skirtumo suma −1,00 €.
• Kartoninė dėžė (PV-002): apskaitoje 350 vnt., rasta 350 vnt., kaina 0,80 €. Skirtumas 0, rasta suma 280,00 €, skirtumo suma 0,00 €.
• Pakavimo plėvelė (PV-003): apskaitoje 24 rit., rasta 26 rit., kaina 6,50 €. Skirtumas 2 rit., rasta suma 169,00 €, skirtumo suma 13,00 €.
• Lipni juosta (PV-004): apskaitoje 90 vnt., rasta 87 vnt., kaina 1,20 €. Skirtumas −3 vnt., rasta suma 104,40 €, skirtumo suma −3,60 €.

Iš viso rasta atsargų už 612,40 €. Trūkumas sudaro 4,60 € (1,00 € ir 3,60 €), perteklius – 13,00 €, todėl bendra skirtumo suma yra 8,40 €. Pagal apskaitą tų pačių atsargų buvo už 604,00 €.

Po lentele rašomi baigiamieji įrašai:

Inventorizacijos aprašo forma: ką nustato įstatymas

Finansinės apskaitos įstatyme inventorizacija minima trijose vietose: sąvokos apibrėžime, vadovo pareigose ir nuostatoje apie viešąjį sektorių.

Pagal šį apibrėžimą inventorizaciją sudaro ne tik patikrinimas, bet ir faktinių likučių palyginimas su apskaitos registrų duomenimis.

Pagal to paties straipsnio 1 dalies 4 punktą vadovas nustato vidaus kontrolės priemones ir užtikrina jų taikymą, o 2 straipsnio 21 dalyje tarp reikalavimų, kurių laikymasis užtikrinamas vidaus kontrolės priemonėmis, įrašyta: faktiniais turto ir įsipareigojimų likučiais pagrįsti apskaitos registrų duomenis.

Inventorizacijos komisijos, inventorizavimo aprašo formos, jo rekvizitų, sutikrinimo žiniaraščio ir termino inventorizacijos rezultatams užregistruoti Finansinės apskaitos įstatymas nenustato: perskaitėme visas jo vietas, kuriose vartojamas žodis „inventorizacija“. Tai teiginys tik apie šį įstatymą.

Šiam gidui perskaitėme jį ir Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę; kitų teisės aktų netikrinome. Šiuos dalykus įmonė gali nusistatyti savo inventorizacijos tvarkoje.

Viešojo sektoriaus subjektams inventorizacijos tvarką nustato Vyriausybė arba jos įgaliota institucija (15 straipsnio 3 dalis). Šiame gide jos neaptariame.

Inventorizacijos taisyklės negalioja: ką iš jų galima perimti

Teisės aktų registre prie Vyriausybės 1999 m. birželio 3 d. nutarimo Nr. 719 nurodyta, kad jis negalioja nuo 2022 m. gegužės 1 d.; paskutinė suvestinė redakcija galiojo nuo 2020 m. liepos 9 d. iki 2022 m. balandžio 30 d. Taisyklių tekstą vis dėlto galima naudoti kaip kontrolinį sąrašą rašant savo tvarką.

Toliau išvardyta, kas jose buvo nustatyta; šių pareigų taisyklės nebenustato, nes negalioja.

Periodiškumas (buvęs 7 punktas). Subjektai, išskyrus viešojo sektoriaus subjektus, visą turtą ir įsipareigojimus privalėjo inventorizuoti ne rečiau kaip kartą per metus prieš sudarant metines finansines ataskaitas.

Komisija (buvę 13 ir 15 punktai). Komisija buvo sudaroma vadovo sprendimu, kuriame nurodomi nariai ir pirmininkas, diena, pagal kurios būklę inventorizuojama, pradžios ir pabaigos datos. Komisiją turėjo sudaryti ne mažiau kaip du asmenys; jeigu subjekte ne daugiau kaip trys darbuotojai, komisijos buvo galima nesudaryti ir inventorizaciją pavesti vienam asmeniui.

Atsakingi asmenys komisijos nariais būti negalėjo, išskyrus atvejus, kai subjekte ne daugiau kaip penki darbuotojai ir (arba) kiti darbuotojai neturi galimybių tinkamai atlikti inventorizacijos. Apskaitą tvarkantis asmuo negalėjo būti komisijos pirmininkas.

Aprašo rekvizitai (buvęs 18 punktas). Privalomieji inventorizavimo aprašo rekvizitai buvo šie:

• subjekto pavadinimas;
• dokumento pavadinimas ir jo sudarymo vieta;
• inventorizacijos atlikimo pradžios ir pabaigos datos;
• inventorizuojamo turto ir įsipareigojimų, inventorizuojamų objektų pavadinimai;
• inventorizuojamo turto matavimo rodikliai, kai taikoma;
• inventorizuojamo turto kiekis ir (arba) vertė;
• inventorizuojamų gautinų sumų ir įsipareigojimų skaičius ir suma;
• inventorizuojamo turto nuvertėjimo požymiai;
• inventorizacijos komisijos narių, atsakingų asmenų vardai, pavardės, pareigų pavadinimai ir parašai.

Atsargos (buvę 26, 28, 34 ir 51 punktai). Tikrinant atsargų likučius turėjo dalyvauti atsakingi asmenys, išskyrus atvejus, kai jie negalėjo dalyvauti dėl pateisinamų priežasčių; tada turėjo būti paskiriamas pavaduojantis asmuo.

Prieš inventorizaciją jie raštu patvirtindavo, kad visi turto gavimo ir nurašymo arba išdavimo dokumentai atiduoti apskaitą tvarkančiam asmeniui arba komisijai.

Atsargos į aprašą buvo įrašomos pagal apskaitoje užregistruotą pavadinimą ir matavimo vienetus, o atsargų inventorizavimo apraše turėjo būti rašytinis patvirtinimas, kad dokumentai atiduoti, ir įrašas, kurį matote pavyzdyje; po juo pasirašydavo atsakingas asmuo.

Įforminimas (buvę 54, 56 ir 57 punktai). Inventorizuojant materialųjį turtą buvo surašomi du aprašo egzemplioriai, kuriuos pasirašydavo visi komisijos nariai ir atsakingi asmenys: pirmasis inventorizacijos baigimo dieną buvo atiduodamas apskaitą tvarkančiam asmeniui, antrasis – atsakingam asmeniui.

Kiekvieno lapo pabaigoje buvo įrašomas faktiškai rasto turto kiekis ir paskutinio įrašo eilės numeris, neužpildytos eilutės perbraukiamos, o paskutinio lapo pabaigoje – paskutinio įrašo eilės numeris ir faktiškai rasto turto kiekis ir (arba) verčių suma.

Klaidas apraše buvo galima taisyti tik inventorizacijos metu, o pataisymus turėjo paaiškinti ir pasirašyti tie patys asmenys, kurie aprašą sudarė ir pasirašė.

Inventorizacijos aprašas ir sutikrinimo žiniaraštis

Buvusių taisyklių 5.5 papunktyje sutikrinimo žiniaraštis apibrėžtas kaip inventorizacijos įforminimo dokumentas, kuriame įrašomi inventorizavimo aprašuose įrašytų verčių (sumų) ir (arba) kiekio ir buhalterinės apskaitos duomenys ir jų skirtumai.

Pagal 58 punktą faktiniai likučiai buvo sutikrinami su apskaitos duomenimis pagal jų būklę inventorizacijos pradžios dieną, o radus trūkumą arba perteklių buvo sudaromas sutikrinimo žiniaraštis arba jo duomenis buvo galima papildomai įrašyti į inventorizavimo aprašą.

Mūsų pavyzdyje pasirinktas antrasis būdas: skiltys „Kiekis pagal apskaitą“, „Skirtumas“ ir „Skirtumo suma“ yra sutikrinimo žiniaraščio duomenys tame pačiame apraše. Jeigu norite atskiro dokumento, apraše palikite tik rastą kiekį, kainą ir sumą, o palyginimą perkelkite į kitą lapą.

Taisyklių 59 punkte buvo išimtis: jeigu atsargos į apskaitą įtraukiamos periodiškai apskaitomų atsargų būdu, pagal inventorizacijos duomenis nustatomi jų likučiai ir sutikrinimo žiniaraštis nesudaromas. Kuris būdas taikomas Jūsų įmonėje, pasitikslinkite su buhalteriu.

Kaip atlikti inventorizaciją ir užpildyti aprašą

1. Vadovo įsakymu patvirtinkite inventorizacijos tvarką: periodiškumą, atvejus, aprašo formą ir terminą, per kurį priimamas sprendimas dėl rezultatų. Vadovo nustatytas periodiškumas ir atvejai minimi Finansinės apskaitos įstatymo 13 straipsnio 2 dalies 3 punkte.
2. Prieš kiekvieną inventorizaciją vadovo sprendime nurodykite, kas skaičiuoja, pagal kurios dienos būklę ir kada pradedama bei baigiama.
3. Iki skaičiavimo atiduokite apskaitą tvarkančiam asmeniui visus gavimo ir išdavimo dokumentus, kad apskaitos likučiai būtų tos pačios dienos.
4. Paruoškite aprašo lentelę: prekių kodus, pavadinimus ir mato vienetus perkelkite iš apskaitos arba iš savo sandėlio likučių lentelės.
5. Suskaičiuokite, pasverkite arba išmatuokite kiekvieną prekę ir rastą kiekį įrašykite iš karto, o ne iš atminties.
6. Įrašykite kiekį pagal apskaitą ir kainą. Skirtumą ir sumas apskaičiuos formulės.
7. Užpildykite baigiamuosius įrašus ir surinkite komisijos narių bei atsakingo asmens parašus.
8. Paprašykite atsakingo asmens rašytinio paaiškinimo dėl kiekvieno trūkumo ir pertekliaus; pagal buvusių taisyklių 60 punktą tokių paaiškinimų turėjo pareikalauti inventorizacijos komisija.
9. Aprašą perduokite apskaitą tvarkančiam asmeniui ir vadovui, kad būtų priimtas sprendimas dėl rezultatų registravimo apskaitoje.

Buvusiose taisyklėse dviem paskutiniams veiksmams buvo nustatyti terminai: galutinį sprendimą vadovas priimdavo per 15 darbo dienų nuo inventorizacijos pabaigos (62 punktas), o rezultatai apskaitoje buvo registruojami nedelsiant, bet ne vėliau kaip iki finansinių ataskaitų sudarymo dienos (63 punktas).

Finansinės apskaitos įstatyme tokių terminų nėra, todėl juos įmonė gali įsirašyti į savo tvarką.

Kaip trūkumas ar perteklius registruojamas apskaitoje ir kaip jis vertinamas apskaičiuojant mokesčius, šiame gide neaiškiname: tai klausimas Jūsų buhalteriui. Kaip apskaičiuojama gaminio savikaina, aprašyta gide apie savikainos skaičiavimą „Excel“ programoje.

Dažnos klaidos

• Remtis taisyklėmis kaip galiojančiu teisės aktu. Nutarimas Nr. 719 negalioja nuo 2022 m. gegužės 1 d. Jeigu Jūsų įmonės tvarkoje ar apraše tebėra nuoroda į jį, ją reikėtų pakeisti: galiojantis reikalavimas likučius pagrįsti inventorizacijos duomenimis įrašytas Finansinės apskaitos įstatymo 13 straipsnio 2 dalyje.
• Neturėti vadovo nustatyto periodiškumo. Finansinės apskaitos įstatymas konkretaus periodiškumo nenurodo: pagal 13 straipsnio 2 dalies 3 punktą likučiai pagrindžiami inventorizacijos duomenimis vadovo nustatytu periodiškumu ir atvejais.
• Suskaičiuoti, bet nepalyginti. Pagal Finansinės apskaitos įstatymo 2 straipsnio 9 dalį inventorizacija apima faktinių likučių palyginimą su apskaitos registrų duomenimis.
• Atidėti inventorizaciją, kai inicijuojamas nemokumo procesas arba priimamas sprendimas dėl subjekto likvidavimo, reorganizavimo arba pertvarkymo. Pagal 13 straipsnio 2 dalies 1 ir 2 punktus šiais atvejais likučiai pagrindžiami inventorizacijos duomenimis nedelsiant.

Kiek laiko saugoti inventorizacijos dokumentus

Finansinės apskaitos įstatymo 10 straipsnio 1 dalis nustato, kad apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi subjekto vadovo nustatyta tvarka vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymu.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintos Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės 11.5 punkte įrašyta: inventorizacijos dokumentai (inventorizavimo aprašai, sutikrinimo žiniaraščiai ir kt.) – 10 metų.

Pagal įsakymo 2.1 papunktį rodyklė nustato minimalius saugojimo terminus ir privačių juridinių asmenų vidaus administravimo dokumentams, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, o pagal 2.4 papunktį dokumentų saugotojas šiuos terminus gali pratęsti, atsižvelgdamas į savo ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.

Ar Jūsų įmonės tvarkoje reikia ilgesnio termino, pasitarkite su buhalteriu.

„Excel“ ar lentelė naršyklėje

Inventorizavimo aprašą patogu rengti „Excel“ programoje: formulės apskaičiuoja skirtumą ir sumas, o lapą galima atspausdinti ir pasirašyti. Pirmiau pateiktą pavyzdžio lentelę galite atsisiųsti ir įrašyti savo prekes.

Kasdieniam likučių sąrašui tarp inventorizacijų galite naudoti sandėlio likučių lentelės šabloną: jis atidaro paruoštą lentelę su prekės kodu, pavadinimu, vieta, likučiu, minimaliu likučiu, vieneto kaina, tiekėju ir būkle. Lentelę galima pildyti naršyklėje arba atsisiųsti ir atidaryti „Excel“ programoje; šiuo metu tai nemokama.

Tai likučių sąrašas, o ne sandėlio apskaita: lentelė neskaičiuoja formulių, neregistruoja apskaitos įrašų ir inventorizavimo aprašo nepakeičia.

Kiti šios temos gidai

• Sandėlio apskaita „Excel“: prekių judėjimo žurnalas ir likučių lentelė tarp inventorizacijų.
• Priėmimo–perdavimo aktas: kai turtas perduodamas kitam asmeniui.
• Skolų suderinimo aktas: kai tikrinamos gautinos ir mokėtinos sumos.