Sandėlio apskaita „Excel“: pavyzdys, šablonas ir reikalavimai

Sandėlio apskaitą „Excel“ programoje mažai įmonei galima vesti dviem lentelėmis: judėjimo žurnale įrašomas kiekvienas prekių gavimas ir išdavimas, o likučių lentelėje formulė iš šio žurnalo apskaičiuoja, kiek kiekvienos prekės liko ir ar jos dar pakanka.

Tokia lentelė rodo kiekius, tačiau tai dar nėra atsargų apskaita: finansinėje apskaitoje atsargos registruojamos įsigijimo savikaina (9-ojo verslo apskaitos standarto „Atsargos“ 6 punktas), o parduotų prekių savikaina apskaičiuojama vienu iš šio standarto 37 punkte išvardytų būdų.

Toliau – pavyzdys su formulėmis, teisės aktų nuostatos apie atsargų apskaitą ir atvejai, kai „Excel“ failo nebepakanka.

Sandėlio apskaitos „Excel“ pavyzdys

Pavyzdys išgalvotas: prekės, kodai, dokumentų numeriai ir kiekiai sugalvoti. Įmonė sandėlyje laiko keturias pakavimo prekes. Kad atsisiųstame faile formulės veiktų iš karto, abi lentelės sudėtos į vieną lapą: judėjimo žurnalas užima A–E skiltis, likučių lentelė – G–L skiltis, F skiltis palikta tuščia.

Pirmiausia – judėjimo žurnalas, kairioji lapo dalis.

2026 m. spalio 1 d. į žurnalą įrašyti pradiniai likučiai: 300 kartoninių dėžių (kodas P-001), 80 ritinių lipnios juostos (P-002), 25 ritiniai tempiamos plėvelės (P-003) ir 12 medinių padėklų (P-004). Spalio 2 d. pagal pardavimo sąskaitą PAV Nr. 0201 išduota 120 dėžių. Spalio 5 d. pagal pirkimo sąskaitą PIRK Nr. 0101 gauta 100 ritinių lipnios juostos.

Spalio 6 d. pagal PAV Nr. 0202 išduota 110 dėžių ir 40 ritinių lipnios juostos, spalio 7 d. pagal PAV Nr. 0203 – 25 ritiniai plėvelės, spalio 8 d. pagal PAV Nr. 0204 – 2 padėklai.

Žurnalo skiltys:

• Data – diena, kurią prekės gautos arba išduotos.
• Dokumentas – dokumentas, pagal kurį prekės judėjo: pirkimo ar pardavimo sąskaita, nurašymo aktas arba įrašas „Pradinis likutis“.
• Prekės kodas – tas pats kodas, kuris įrašytas likučių lentelėje. Pagal jį formulė atrenka eilutes.
• Gauta ir Išduota – kiekis. Vienoje eilutėje pildoma tik viena iš šių skilčių.

Toliau – visas lapas su likučių lentele dešinėje.

Likučių lentelėje kiekviena prekė turi vieną eilutę: kodą, pavadinimą, mato vienetą, likutį, minimalų kiekį ir būklę. Ranka įrašomi tik kodas, pavadinimas, mato vienetas ir minimalus kiekis. Likutį J skiltyje apskaičiuoja formulė =SUMIF($C$2:$C$500;G2;$D$2:$D$500)-SUMIF($C$2:$C$500;G2;$E$2:$E$500): ji sudeda visus tos prekės gautus kiekius ir atima visus išduotus.

Formulė apima žurnalo eilutes iki 500-osios, todėl naujų įrašų į ją įtraukti nereikia.

Būklę L skiltyje nustato formulė =IF(J2<=0;"Nėra";IF(J2<=K2;"Mažėja";"Yra")). Pavyzdyje dėžių liko 300 − 120 − 110 = 70, o minimalus kiekis yra 100, todėl būklė „Mažėja“. Lipnios juostos liko 80 + 100 − 40 = 140, minimalus kiekis 50, būklė „Yra“. Plėvelės liko 25 − 25 = 0, minimalus kiekis 20, būklė „Nėra“.

Padėklų liko 12 − 2 = 10, minimalus kiekis 10, būklė „Mažėja“, nes likutis jau lygus minimaliam kiekiui.

Formulės čia užrašytos taip, kaip jos rašomos, kai „Excel“ nustatymai lietuviški: funkcijų pavadinimai angliški, argumentai skiriami kabliataškiu; taip jos užrašytos ir po pavyzdžio lentele. Jeigu Jūsų programoje argumentai skiriami kableliu, rinkdami formulę ranka vietoj kabliataškių rašykite kablelius. Atsisiųstame faile formulių perrašyti nereikia.

Jeigu norite žurnalą ir likučius laikyti atskiruose lapuose, formulėje prieš skilčių adresus įrašykite žurnalo lapo pavadinimą.

Likučių sąrašas „Excel“ ir atsargų apskaita: kuo jie skiriasi

Pavyzdžio lentelėje nėra nė vienos kainos. Ji parodo, kiek kurios prekės yra, bet neparodo, kiek tos atsargos vertos ir kokia buvo parduotų prekių savikaina. Tuo likučių sąrašas skiriasi nuo atsargų apskaitos.

Ką apie atsargų apskaitą nustato teisės aktai

Finansinės apskaitos įstatymas

Įstatymo 3 straipsnio 1 ir 2 dalys nustato, kad ūkinės operacijos pagrindžiamos apskaitos dokumentais ir kad visos jos turi būti užregistruotos apskaitos registruose.

Pagal 3 dalį ūkinė operacija užregistruojama jos dieną arba iškart po to, kai yra galimybė tai padaryti, bet ne vėliau kaip iki ataskaitų parengimo dienos, o grynaisiais pinigais atliekama operacija – ne vėliau kaip paskutinę einamojo mėnesio dieną.

Ūkinė operacija 2 straipsnio 18 dalyje apibrėžta kaip subjekto veikla arba įvykis, keičiantis turto ir (arba) nuosavo kapitalo arba grynojo turto, finansavimo sumų, įsipareigojimų, pajamų ir sąnaudų dydį ir (arba) struktūrą. Prekių pirkimas ir pardavimas keičia įmonės turtą, todėl jie pagrindžiami apskaitos dokumentais; pavyzdžio žurnale tam skirta skiltis „Dokumentas“.

Apie pardavimo dokumentą skaitykite gide sąskaita faktūra: kas tai ir kaip išrašyti.

Ta pati dalis nustato ir privalomus registrus: kiekviename subjekte, išskyrus supaprastintą apskaitą pasirinkusius subjektus, turi būti sudaroma didžioji knyga, o jeigu atliekamos grynųjų pinigų operacijos, – grynųjų pinigų apskaitos registras. Sandėlio žurnalo ar likučių lentelės formos Finansinės apskaitos įstatymas nenustato.

Pagal 13 straipsnio 1 dalies 3 punktą ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką nustato subjekto vadovas.

Apskaitos registras 2 straipsnio 8 dalyje apibrėžtas kaip remiantis apskaitos dokumentais parengta ūkinių operacijų suvestinė, nepaisant jos sudarymo būdo, formos ir laikmenos. Ar Jūsų „Excel“ žurnalas yra įmonės apskaitos registras, ar tik pagalbinė lentelė, aptarkite su buhalteriu.

Jeigu tai registras, 8 straipsnio 2 dalis reikalauja, kad įraše būtų nurodyta ūkinės operacijos data arba laikotarpis ir užregistravimo data, operacijos turinys, suma ir nuoroda į apskaitos dokumentą, o kai apskaita tvarkoma apskaitos informacine sistema, – ir unikalus įrašo numeris. Pavyzdžio lentelėje sumų nėra.

9-asis verslo apskaitos standartas „Atsargos“: savikaina

Standarto 5.1 papunktyje atsargos apibrėžtos kaip trumpalaikis turtas (žaliavos ir komplektuojamieji gaminiai, prekės ir nebaigta gaminti produkcija), kurį įmonė sunaudoja pajamoms uždirbti per vienus metus arba per vieną veiklos ciklą.

Įsigijimo savikainą pagal 7 punktą sudaro pirkimo kaina, pakoreguota atlikto pirktų atsargų nukainojimo ir gautų nuolaidų sumomis.

Kurios išlaidos prie pirkimo kainos pridedamos pagal 8 punktą, kada į įsigijimo savikainą neįskaitomas sumokėtas pridėtinės vertės mokestis (9 punktas) ir kaip savikainą apskaičiuoti lentelėje, aprašyta gide savikainos skaičiavimas „Excel“.

Atsargų įkainojimo būdai: FIFO, svertinis vidurkis, konkrečios kainos

Kai ta pati prekė perkama skirtingomis kainomis, parduotų prekių savikaina priklauso nuo to, kuriuo būdu ji apskaičiuojama. Standarto 37 punkte išvardyti trys būdai parduotų ar gamyboje sunaudotų atsargų savikainai apskaičiuoti:

• FIFO būdas. Pagal 39 punktą daroma prielaida, kad pirmiausia parduodamos arba sunaudojamos anksčiausiai įsigytos atsargos, taigi laikotarpio pabaigoje lieka vėliausiai įsigytos. Šį būdą standartas rekomenduoja ir tada, kai negalima nustatyti, kurios atsargos buvo sunaudotos pirmiausia.
• Svertinio vidurkio būdas. Pagal 40 punktą jis gali būti taikomas, kai atsargos sumaišytos ir neįmanoma atskirti, kurios įsigytos ar pagamintos pirmiau. Savikaina nustatoma pagal laikotarpio pradžioje turėtų ir per visą laikotarpį įsigytų ar pagamintų panašių atsargų vienetų kainų svertinį vidurkį, kuris gali būti apskaičiuojamas periodiškai arba gavus kiekvieną naują partiją.
• Konkrečių kainų būdas. Pagal 41 punktą juo gali būti nustatoma konkrečiam tikslui gaminamų stambių vienetinių atsargų, prekių ir teikiamų paslaugų savikaina, jis gali būti taikomas ir konkretiems projektams skirtoms atsargoms; jis netaikomas, kai yra daug atsargų vienetų, kurie lengvai keičiami vieni kitais.

LIFO būdas pagal 38 punktą gali būti taikomas tik išimtiniais atvejais dėl įmonės veiklos specifikos, siekiant parodyti tikrą ir teisingą atsargų vertę finansinėse ataskaitose, o įmonėms, kurių vertybiniais popieriais prekiaujama reguliuojamoje rinkoje, šis punktas pagal 2 punktą netaikomas. Pagal 42 punktą atskiroms atsargų grupėms įmonė gali pasirinkti skirtingus būdus.

Išgalvotas pavyzdys parodo, kaip skiriasi rezultatas. Įmonė nupirko 100 vienetų po 2,00 €, vėliau dar 100 vienetų po 2,40 €, iš viso 200 vienetų už 440,00 €, ir pardavė 120 vienetų. Svertinis vidurkis čia apskaičiuotas vieną kartą už visą laikotarpį: 440,00 / 200 = 2,20 €.

Kurį būdą taikyti Jūsų įmonėje, aptarkite su buhalteriu.

Nuolatinis ir periodinis atsargų apskaitos būdas

Pavyzdžio žurnale taip pat įrašomas kiekvienas išdavimas, tačiau tai kiekių lentelė, o ne įrašai buhalterinės apskaitos sąskaitose. Taikant periodinį būdą, savikaina užregistruojama atlikus atsargų likučių inventorizaciją; apie ją skaitykite gide inventorizacijos aprašas: pavyzdys.

Kas ir kada turi tvarkyti atsargų apskaitą

Finansinės apskaitos įstatymo 11 straipsnio 1 dalies 2 punkte nustatyta, kad pelno siekiantys ribotos civilinės atsakomybės juridiniai asmenys, išskyrus to straipsnio 1 punkte išvardytus subjektus, apskaitą tvarko taip, kad finansines ataskaitas būtų galima parengti pagal Lietuvos finansinės atskaitomybės standartus arba tarptautinius finansinės atskaitomybės standartus.

Kitiems subjektams taikomos kitos taisyklės. Pagal 4 straipsnį supaprastintą apskaitą gali pasirinkti, be kita ko, gyventojai, kurie vykdo ekonominę veiklą, ir neribotos civilinės atsakomybės juridiniai asmenys, kurie nėra PVM mokėtojai ir ataskaitiniais bei praėjusiais finansiniais metais neturi samdomų darbuotojų.

Ūkininkams ir kitiems individualią veiklą vykdantiems gyventojams apskaitos tvarką pagal 11 straipsnio 3 dalį nustato Vyriausybė arba jos įgaliota institucija; šiame gide tos tvarkos neaptariame.

Pačiame standarte yra išimtis labai mažoms įmonėms: pagal 3 punktą joms, rengiant trumpą balansą ir trumpą pelno (nuostolių) ataskaitą, netaikomi standarto IV ir VI skyriai, tai yra nuostatos apie produkcijos pasigaminimo savikainą ir paslaugų teikėjo atsargų savikainą.

Įstatymas nustato ir likučių tikrinimą. Jo 2 straipsnio 9 dalyje inventorizacija apibrėžta kaip turto ir įsipareigojimų patikrinimas ir jų faktinių likučių palyginimas su apskaitos registrų duomenimis.

Pagal 13 straipsnio 2 dalį subjekto vadovas užtikrina, kad turto ir įsipareigojimų sąskaitų likučiai būtų pagrindžiami inventorizacijos duomenimis nedelsiant, kai inicijuojamas nemokumo procesas arba priimamas sprendimas dėl subjekto likvidavimo, reorganizavimo arba pertvarkymo, o išskyrus šiuos atvejus – vadovo nustatytu periodiškumu ir atvejais.

Kaip susikurti sandėlio lentelę „Excel“ programoje

1. Sudarykite prekių sąrašą ir kiekvienai prekei suteikite kodą. Kodas turi būti vienodas visur, nes formulė eilutes atrenka pagal jį.
2. Sukurkite judėjimo žurnalą su skiltimis „Data“, „Dokumentas“, „Prekės kodas“, „Gauta“ ir „Išduota“.
3. Suskaičiuokite, kiek prekių yra dabar, ir pirmosiomis žurnalo eilutėmis įrašykite pradinius likučius.
4. Sukurkite likučių lentelę: kodas, pavadinimas, mato vienetas, likutis, minimalus kiekis, būklė.
5. Likučio langelyje įrašykite formulę SUMIF iš pavyzdžio ir nukopijuokite ją žemyn visoms prekėms.
6. Kiekvienai prekei nustatykite minimalų kiekį ir būklės langelyje įrašykite formulę IF. Minimalų kiekį pasirenkate patys: nei Finansinės apskaitos įstatymas, nei 9-asis verslo apskaitos standartas „Atsargos“ jo nenustato.
7. Kiekvieną gavimą ir išdavimą įrašykite nauja žurnalo eilute ir nurodykite dokumentą. Senų eilučių netrinkite: jeigu įrašas klaidingas, pataisykite jį arba pridėkite taisomąją eilutę taip, kad liktų aišku, kas pakeista.
8. Vadovo nustatytu periodiškumu suskaičiuokite prekes sandėlyje ir palyginkite su lentelės likučiais.

Klaidos, kurių padeda išvengti teisės aktų tekstas

• Kiekių lentelė laikoma atsargų apskaita. Pagal standarto 6 punktą atsargos apskaitoje registruojamos įsigijimo savikaina, o lentelėje be kainų savikainos nėra.
• Į savikainą įtraukiamas sumokėtas PVM. Pagal 9 punktą sumokėtas PVM į įsigijimo savikainą neįskaitomas, išskyrus tame punkte nurodytus atvejus, kai mokestis negrąžintinas.
• Pamirštamos gabenimo išlaidos. Pagal 8 punktą jos pridedamos prie pirkimo kainos; tą patį laikotarpį sąnaudomis jos gali būti pripažintos tik tada, kai sumos nereikšmingos.
• Įrašas be dokumento. Įstatymo 3 straipsnio 1 dalis reikalauja ūkines operacijas pagrįsti apskaitos dokumentais.
• Likučiai niekada nesutikrinami su faktu. Pagal įstatymo 13 straipsnio 2 dalį vadovas užtikrina, kad turto sąskaitų likučiai būtų pagrindžiami inventorizacijos duomenimis, o taikant standarto 45 punkte aprašytą periodinį būdą savikaina užregistruojama atlikus atsargų likučių inventorizaciją.

Pardavimo kainos nustatymas yra atskira tema; apie ją skaitykite gide antkainio ir maržos skaičiavimas.

Kiek laiko saugoti sandėlio dokumentus

Finansinės apskaitos įstatymo 10 straipsnio 1 dalis nustato, kad apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi subjekto vadovo nustatyta tvarka vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymu. Minimalūs terminai nurodyti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 patvirtintoje Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje.

Pagal šio įsakymo 2.1 papunktį rodyklė nustato ir privačių juridinių asmenų vidaus administravimo dokumentų, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, minimalius saugojimo terminus.

• Ūkinę operaciją ar ūkinį įvykį patvirtinantys apskaitos dokumentai, pavyzdžiui, sąskaitos faktūros, – 10 metų (3.15 punktas).
• Finansinės apskaitos registrai – 10 metų (3.19 punktas).
• Inventorizacijos dokumentai: inventorizavimo aprašai, sutikrinimo žiniaraščiai ir kiti – 10 metų (11.5 punktas).
• Turto valdymo dokumentai: priėmimo, išdavimo, nurašymo, perdavimo, sunaikinimo aktai, apžiūros pažymos ir kiti – 10 metų (11.6 punktas).

Ar Jūsų „Excel“ žurnalas priskiriamas apskaitos registrams ir kiek laiko jį saugoti, pasitikslinkite su buhalteriu.

„Excel“ failas, lentelė naršyklėje ar sandėlio apskaitos programa

„Excel“ failas tinka, kai prekių ir įrašų nedaug, o lentelę pildo vienas žmogus. Formulės apskaičiuoja likutį, tačiau failas netikrina, ar įrašas turi dokumentą, nefiksuoja, kas ir kada pakeitė eilutę, o savikainos FIFO ar svertinio vidurkio būdu be papildomų formulių neapskaičiuoja.

Jeigu Jums pirmiausia reikia vienoje vietoje matyti prekių likučius, galite atidaryti sandėlio likučių lentelės šabloną. Tai paruošta lentelė su prekės kodu, pavadinimu, vieta, likučiu, minimaliu likučiu, vieneto kaina, tiekėju ir būkle.

Ją galima pildyti naršyklėje arba atsisiųsti ir atidaryti „Excel“ programoje; šiuo metu tai nemokama. Lentelė formulių neskaičiuoja: likutį ir būklę įrašote patys. Tai likučių sąrašas, o ne sandėlio apskaitos ar buhalterinė programa: savikainos, mokesčių ir apskaitos įrašų ji neskaičiuoja.

Apskaitos programos arba buhalterio prireikia tada, kai iš sandėlio duomenų turi būti gaunami finansinės apskaitos skaičiai: atsargų vertė ir parduotų prekių savikaina pasirinktu įkainojimo būdu, susieta su pirkimo ir pardavimo dokumentais. Konkrečių programų šiame gide nevertiname.