Darbo laiko apskaitos žiniaraštis: pavyzdys ir žymėjimas

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra dokumentas, kuriame darbdavys fiksuoja, kiek laiko kiekvienas darbuotojas faktiškai dirbo.

Pagal Darbo kodekso 120 straipsnį žiniaraščio formą tvirtina pats darbdavys, žiniaraštis gali būti pildomas ir saugomas elektroniniu būdu, o jame turi matytis viršvalandžiai, darbas švenčių dieną, darbas poilsio dieną ne pagal grafiką, darbas naktį ir darbas pagal susitarimą dėl papildomo darbo.

Visiems darbdaviams bendros formos ir žymėjimo kodų šaltiniuose išvardytuose galiojančiuose teisės aktuose neradome: pavyzdinę formą ir sutartinį žymėjimą patvirtinęs Vyriausybės nutarimas Nr. 78 negalioja nuo 2017 m. liepos 1 d.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pavyzdys

Pavyzdys išgalvotas: UAB „Pavyzdys“ (įmonės kodas 000000001), trys darbuotojai ir viena savaitė, 2026 m. spalio 5–11 d. Negaliojančio nutarimo Nr. 78 pavyzdinė forma buvo skirta visam mėnesiui; čia savaitė parinkta tam, kad lentelę būtų galima perskaityti. Šią savaitę švenčių dienų nėra.

Ką reiškia kiekviena lentelės dalis:

• Darbuotojas ir pareigos (A ir B stulpeliai). Pavyzdyje rašomi tik vardai, nes asmenys išgalvoti. Savo formoje nurodykite tiek duomenų, kad darbuotoją būtų galima atskirti.
• Savaitės dienos (C–I stulpeliai). Kiekvienos dienos langelyje įrašomas faktiškai dirbtų valandų skaičius arba žymuo, jeigu tą dieną nedirbta. Jonas pirmadienį, antradienį, trečiadienį ir penktadienį dirbo po 8 valandas, o ketvirtadienį – 10 valandų. Ona dirba pamainomis: pirmadienį, antradienį ir šeštadienį po 10 valandų. Petras nuo pirmadienio iki ketvirtadienio dirbo po 8 valandas vakarinėje pamainoje.
• Iš viso dirbta (J stulpelis). Dienų valandų suma: Jono – 42 valandos, Onos – 30 valandų, Petro – 32 valandos, visų trijų – 104 valandos. Formulė sudeda tik skaičius, todėl žymenys sumos nekeičia.
• Iš jų naktį (K stulpelis). Kiekvienos Petro pamainos 2 valandos patenka į nakties laiką, kuris prasideda 22 valandą (Darbo kodekso 117 straipsnio 1 dalis), todėl per keturias pamainas susidaro 8 nakties valandos.
• Viršvalandžiai (L stulpelis). Jonas ketvirtadienį dirbo 2 valandomis ilgiau, negu jam nustatyta darbo dienos trukmė, todėl įrašytos 2 viršvalandžių valandos.
• Poilsio dieną ne pagal grafiką, švenčių dieną, papildomas darbas (M, N ir O stulpeliai). Šią savaitę tokio darbo nebuvo, todėl įrašyta 0. Onos šeštadienio pamaina nustatyta pagal grafiką, todėl į M stulpelį ji neįrašoma. Stulpeliai palikti, nes šiuos laikus Darbo kodekso 120 straipsnio 2 dalis reikalauja įtraukti į apskaitą, kai jie yra.

Šio pavyzdžio žymenys yra tik šio pavyzdžio pasirinkimas, o ne teisės akto reikalavimas:

Tikrame žiniaraštyje virš lentelės verta užrašyti darbdavio pavadinimą ir laikotarpį, o po lentele – kas žiniaraštį užpildė. Tai praktinis patarimas: Darbo kodekso 120 straipsnis tokių rekvizitų sąrašo nepateikia.

Ką Darbo kodeksas reikalauja įrašyti į žiniaraštį

Ką įtraukti į apskaitą ir kur ji tvarkoma, nustato Darbo kodekso 120 straipsnis.

Šias sąvokas apibrėžia kiti to paties kodekso straipsniai:

• Viršvalandžiai – laikas, kada darbuotojas faktiškai dirba viršydamas darbo laiko režimo jam nustatytą darbo dienos (pamainos) ar apskaitinio laikotarpio bendrą darbo laiko trukmę (119 straipsnio 1 dalis).
• Nakties laikas – kalendorinis laikas nuo 22 valandos iki 6 valandos (117 straipsnio 1 dalis).
• Poilsio diena – diena, kurią nedirbama pagal darbo laiko režimą; bendra poilsio diena yra sekmadienis (124 straipsnio 1 dalis).
• Švenčių dienos išvardytos 123 straipsnio 1 dalyje.
• Susitarimas dėl papildomo darbo – darbo sutarties dalimi tampantis susitarimas dėl darbo sutartyje anksčiau nesulygtos papildomos darbo funkcijos (35 straipsnio 1 dalis).

Šie laikai susiję su apmokėjimu: 144 straipsnio 1–4 dalys už darbą poilsio dieną, kuri nenustatyta pagal darbo (pamainos) grafiką, už darbą švenčių dieną, naktį ir už viršvalandinį darbą nustato didesnį darbo užmokestį. Kaip pagal žiniaraščio duomenis apskaičiuoti darbo užmokestį, šiame gide neaiškiname – tai buhalterio darbas.

Iš šios dalies matyti du dalykai. Pirma, forma turi būti patvirtinta darbdavio; kaip tai įforminti (pavyzdžiui, vadovo įsakymu), 120 straipsnis nenurodo. Antra, žiniaraštis gali būti pildomas ir saugomas elektroniniu būdu, taigi „Excel“ failas ar kita elektroninė lentelė šiai daliai neprieštarauja, jeigu tai yra Jūsų patvirtinta forma.

Kas privalo pildyti žiniaraštį

Pagal 120 straipsnio 1 dalį darbdavys privalo tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą, išskyrus darbuotojų, dirbančių nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus darbo laiko režimu.

Tai viena iš 113 straipsnio 2 dalyje išvardytų darbo laiko režimo rūšių; kitos yra suminė darbo laiko apskaita, lankstus darbo grafikas, suskaidytos darbo dienos laiko režimas ir individualus darbo laiko režimas.

Atkreipkite dėmesį, kad 120 straipsnio 2 dalyje tokia išimtis neįrašyta: joje parašyta, jog darbdavys privalo įtraukti į apskaitą faktiškai dirbtus viršvalandžius ir kitus išvardytus laikus. Skaitant šią dalį pažodžiui, ir tada, kai darbuotojas dirba nekintančiu režimu, jo viršvalandžiai, darbas naktį, švenčių dieną ar poilsio dieną ne pagal grafiką įtraukiami į apskaitą.

Jeigu abejojate, kaip ši nuostata taikoma Jūsų įmonėje, kreipkitės į Valstybinę darbo inspekciją arba teisininką.

Dar trys nuostatos, kurias verta žinoti:

• Jeigu darbuotojas savo nuožiūra tvarko visą savo darbo laiką ar jo dalį arba privalo pats tvarkyti savo dirbto darbo laiko apskaitą, darbdavys gali nustatyti tokio darbo laiko apskaitos taisykles (120 straipsnio 4 dalis).
• Juridinio asmens vienasmenio valdymo organo ir vadovaujančių darbuotojų darbo poilsio dieną, švenčių dieną, darbo naktį ir viršvalandinio darbo apskaita yra tvarkoma (144 straipsnio 6 dalis).
• Transporto, pašto, žemės ūkio, energetikos įmonėse, gydymo ir socialinės globos įstaigose, taip pat jūrų ir upių laivyboje ir kitose ekonominės veiklos srityse darbo laiko režimo ir darbo apskaitos taisyklės gali skirtis nuo kodekso normų; darbo laiko ir poilsio laiko ypatumus šiose srityse nustato Vyriausybė ar kolektyvinės sutartys (121 straipsnis). Jeigu dirbate tokioje srityje, šio gido nepakanka.

Žiniaraščio forma ir žymėjimas: ką nustato teisės aktai

Iki 2017 m. liepos 1 d. galiojo Vyriausybės 2004 m. sausio 27 d. nutarimas Nr. 78 „Dėl Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pavyzdinės formos ir jo pildymo tvarkos aprašo patvirtinimo“. Juo buvo patvirtinta pavyzdinė mėnesio žiniaraščio forma ir žiniaraščio pildymo tvarkos aprašas su priedu „Darbo laiko apskaitos žiniaraščio sutartinis žymėjimas“.

Šį nutarimą netekusiu galios pripažino Vyriausybės 2017 m. birželio 21 d. nutarimo Nr. 496 „Dėl Lietuvos Respublikos darbo kodekso įgyvendinimo“ 4.20 papunktis.

Nutarimo Nr. 496 suvestinėje redakcijoje visiems darbdaviams bendros žiniaraščio formos ar žymėjimo nėra.

Be minėto 4.20 papunkčio, žiniaraščiai jame minimi tik Darbo laiko ir poilsio laiko ypatumų ekonominės veiklos srityse apraše: pagal 51 punktą vidaus vandenų transporte laivo įgulos narių dirbtas laikas žymimas apskaitos žiniaraščiuose, kuriuose nurodomas laivo pavadinimas, darbuotojo vardas ir pavardė, atsakingo laivavedžio vardas ir pavardė, data, darbo ar poilsio diena, dienos darbo ar poilsio pradžia ir pabaiga; 57 punkte kalbama apie žvejybos laivus, o 70 punkte – apie aukštosios mokyklos dėstytojus, kurie kartu yra sveikatos priežiūros įstaigos darbuotojai.

Pagal Darbo kodekso 120 straipsnio 3 dalį apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose. Teiginys, kad bendros formos nėra, apima tik šaltiniuose išvardytus teisės aktus: atskirų veiklos sričių ar įstaigų teisės aktų netikrinome.

Negaliojančio nutarimo priede buvo, pavyzdžiui, tokie žymenys:

Lyginant su dabartiniu kodeksu matyti vienas skirtumas: senajame žymėjime darbas poilsio ir švenčių dienomis žymimas vienu žymeniu, o 120 straipsnio 2 dalis darbo laiką švenčių dieną ir darbo laiką poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką, išvardija atskirai. Todėl pavyzdyje šiems laikams skirti atskiri stulpeliai.

Kaip pildyti žiniaraštį: žingsniai

1. Patvirtinkite formą. Nuspręskite, kokie stulpeliai ir žymenys bus naudojami, ir surašykite žymenų reikšmes toje pačioje formoje.
2. Surašykite darbuotojus, kurių darbo laiko apskaitą tvarkote, ir laikotarpio dienas.
3. Kiekvieną dieną įrašykite faktiškai dirbtų valandų skaičių, o ne tai, kas buvo suplanuota grafike. Jeigu darbuotojas nedirbo, įrašykite žymenį.
4. Atskirai įrašykite naktį dirbtas valandas, viršvalandžius, darbą švenčių dieną, darbą poilsio dieną ne pagal grafiką ir darbą pagal susitarimą dėl papildomo darbo.
5. Laikotarpio pabaigoje susumuokite kiekvieno darbuotojo valandas. Pavyzdžio J2 langelyje tam naudojama formulė =SUM(C2:I2).
6. Sutikrinkite žiniaraštį su darbo grafiku ir atostogų, nedarbingumo ar komandiruočių dokumentais, tada perduokite duomenis darbo užmokestį skaičiuojančiam asmeniui.
7. Saugokite žiniaraštį ir, darbuotojui paprašius, parenkite jo išrašą.

Darbo grafikas ir žiniaraštis nėra tas pats dokumentas. Grafike nurodomos darbo pradžios ir pabaigos valandos ir darbo dienos (113 straipsnio 4 dalis), tai yra planas; žiniaraštyje – faktiškai dirbtas laikas.

Apie grafikus skaitykite giduose darbo grafikas: pavyzdys ir šablonas, pamaininis ir slenkantis darbo grafikas ir darbo grafiko sudarymas „Excel“, o apie atostogų planavimą – gide atostogų grafikas.

Dažnos klaidos

• Į žiniaraštį perrašomas grafikas. 120 straipsnio 2 dalis kalba apie faktiškai dirbtą laiką. Jeigu darbuotojas dirbo ilgiau ar trumpiau, negu suplanuota, žiniaraštyje turi būti tikrasis skaičius.
• Nakties valandos neišskiriamos. Darbo laikas naktį įtraukiamas į apskaitą (120 straipsnio 2 dalis), o nakties laikas yra nuo 22 valandos iki 6 valandos (117 straipsnio 1 dalis). Jeigu žiniaraštyje įrašyta tik bendra pamainos trukmė, nakties valandų jame nematyti.
• Pagal grafiką dirbtas šeštadienis ar sekmadienis įrašomas kaip darbas poilsio dieną. 120 straipsnio 2 dalyje minimas tik toks darbo laikas poilsio dieną, kuris nenustatytas pagal grafiką.
• Forma niekur nepatvirtinta. Iš interneto atsisiųsta lentelė savaime nėra „darbdavio patvirtintos formos“ žiniaraštis, apie kurį kalba 120 straipsnio 3 dalis.
• Darbuotojui neduodamas išrašas arba už jį prašoma mokėti. Pagal 120 straipsnio 5 dalį darbuotojas turi teisę susipažinti su savo darbo laiko apskaita ir reikalauti neatlygintinai gauti žiniaraščio išrašą.

Kiek laiko saugoti žiniaraščius

Lietuvos vyriausiojo archyvaro pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 2 dalį patvirtintos Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės 2.20 punkte darbo laiko apskaitos žiniaraščiams nustatytas minimalus 10 metų saugojimo terminas.

Pagal įsakymo, kuriuo rodyklė patvirtinta, 2.1 papunktį rodyklė nustato minimalius terminus ne tik valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, bet ir nevalstybinių organizacijų bei privačių juridinių asmenų vidaus administravimo dokumentams, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai.

Pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 2 dalį už veiklos dokumentų išsaugojimą reikiamą laiką atsako vadovas.

Jeigu žiniaraštį pildote elektroniniu būdu, pasirūpinkite, kad failai išliktų prieinami visą šį laiką. Nuo kurios dienos skaičiuoti terminą Jūsų atveju, pasitikslinkite su dokumentų valdymą išmanančiu specialistu arba buhalteriu.

Žiniaraštis „Excel“ faile ar lentelė naršyklėje

Žiniaraščiui su sumomis tinka „Excel“: formulės susumuoja valandas, o failą galima saugoti elektroniniu būdu. Pavyzdžio lentelę galite atsisiųsti prie pavyzdžio esančia nuoroda ir pritaikyti; prieš naudodami patvirtinkite ją kaip savo formą.

Jeigu Jums pirmiausia reikia vienoje vietoje matyti, kas kada dirba, galite atidaryti darbo grafiko šabloną. Tai pamainų sąrašas (darbuotojas, data, pamaina, pradžia, pabaiga, valandos), kurį galima pildyti naršyklėje arba atsisiųsti ir atidaryti „Excel“ programoje; šiuo metu tai nemokama.

Ši lentelė formulių neskaičiuoja, neskaičiuoja darbo užmokesčio ir nėra personalo ar apskaitos programa, todėl patvirtintos formos žiniaraščio ji nepakeičia: sumas ir atskirus nakties, viršvalandžių ar švenčių dienų stulpelius turėsite susitvarkyti „Excel“ faile arba savo apskaitos programoje.