Darbo grafiko sudarymas „Excel“: formulės ir šablonas

Darbo grafikui sudaryti „Excel“ programoje pakanka vienos lentelės, kurioje viena eilutė yra viena pamaina: darbuotojas, data, darbo pradžia, pabaiga ir pietų pertrauka. Valandas, savaitės sumą ir patikrą suskaičiuoja trys formulės.

Darbo kodekso 111–124 straipsniai grafiko formos nenustato, o pagal 113 straipsnio 4 dalį darbo (pamainų) grafikuose nurodomos darbo pradžios ir pabaigos valandos ir darbo dienos.

Darbo grafiko „Excel“ pavyzdys

Pavyzdys išgalvotas: darbuotojų vardai, datos ir pamainos sugalvoti. Tai trijų darbuotojų grafikas vienai savaitei, nuo 2026 m. spalio 19 d. (pirmadienio) iki spalio 25 d. (sekmadienio). Tą patį failą su formulėmis galite nemokamai atsisiųsti: nuoroda yra po lentele.

Kas yra lentelėje:

• Asta dirba dieninę pamainą nuo 08:00 iki 16:30 su 0,5 valandos pietų pertrauka penkias dienas, spalio 19–23 d. Viena pamaina yra 8 valandos, savaitė – 40 valandų.
• Jonas dirba ilgąją pamainą nuo 07:00 iki 19:00 su 1 valandos pertrauka spalio 19, 20, 22 ir 23 d. Viena pamaina yra 11 valandų, savaitė – 44 valandos, todėl patikros stulpelyje atsiranda pastaba „Daugiau kaip 40 val. per savaitę“.
• Rasa dirba vakarinę pamainą nuo 16:00 iki 00:30 su 0,5 valandos pertrauka spalio 20, 22 ir 24 d. Pamaina baigiasi po vidurnakčio, bet formulė vis tiek parodo 8 valandas; savaitė – 24 valandos.

Stulpeliai D ir E yra darbo pradžia ir pabaiga, F – pietų pertrauka valandomis, G – pamainos valandos, H – to darbuotojo valandos per savaitę, I – patikra.

Nuo 08:00 iki 16:30 yra 8,5 valandos. Atėmus 0,5 valandos pietų pertrauką, lieka 8 darbo valandos. Penkios tokios pamainos sudaro 40 valandų.

Ką apie grafiko turinį nustato Darbo kodeksas

Šiam gidui perskaityti Darbo kodekso 110–124 straipsniai. Juose nėra nei grafiko formos, nei privalomų stulpelių sąrašo. Kitų teisės aktų ir kolektyvinių sutarčių dėl grafiko formos šiam gidui netikrinome, todėl lentelės išdėstymą čia pateikiame kaip praktiką, o ne kaip reikalavimą. Apie grafiko turinį perskaitytuose straipsniuose yra dvi nuostatos.

Pavyzdyje šią informaciją rodo stulpeliai A, B, D ir E: kas, kurią dieną ir nuo kurios iki kurios valandos dirba. Pamainos pavadinimas, valandos, savaitės suma ir patikra pridėti patogumui: perskaitytuose straipsniuose jų grafike nereikalaujama.

Antroji nuostata yra apie pertraukas. Pagal 122 straipsnio 3 dalį pertraukų trukmę, jų pradžią, pabaigą ir kitas sąlygas nustato darbo teisės normos ir darbo dienos (pamainų) grafikai. Pavyzdžio lentelėje įrašyta tik pietų pertraukos trukmė. Jeigu pertraukos pradžia ir pabaiga Jūsų darbovietėje nenustatyta kitur, pridėkite du stulpelius ir įrašykite ją grafike.

Darbo laiko režimą pagal 113 straipsnio 2 dalį nustato darbdavys, jeigu darbo teisės normos ar darbo sutartis nenustato kitaip. Darbo laiko režimo rūšys, pranešimo terminai ir 2026 m. švenčių dienos aprašyti pagrindiniame gide darbo grafikas: pavyzdys ir šablonas.

Kokias ribas tikrinti lentelėje

Formulės tik palygina skaičius su ribomis. Visos lentelėje surašytos ribos paimtos iš Darbo kodekso.

114 straipsnio reikalavimai taikomi, jeigu Darbo kodekso normos nenustato kitaip. Visos darbo ir poilsio laiko ribos, tarp jų 60 ir 52 valandų ribos per kiekvieną septynių dienų laikotarpį (114 straipsnio 2 punktas, 115 straipsnio 3 dalis), surašytos pagrindinio gido darbo grafikas: pavyzdys ir šablonas ribų lentelėje.

Pavyzdžio patikros stulpelis lygina tris skaičius: 12 valandų pamainai, 48 ir 40 valandų savaitei. 40 valandų yra norma, o ne draudimas: pastaba „Daugiau kaip 40 val. per savaitę“ tik parodo, kur reikia pažiūrėti atidžiau. Ar Jono 44 valandos yra leistinos, priklauso nuo jam nustatyto darbo laiko režimo, apskaitinio laikotarpio ir darbo sutarties, o to lentelė nežino.

Transporto, pašto, žemės ūkio, energetikos įmonėse, gydymo ir socialinės globos įstaigose, jūrų ir upių laivyboje ir kitose ekonominės veiklos srityse šie reikalavimai gali skirtis: ypatumus nustato Vyriausybė ar kolektyvinės sutartys (121 straipsnis).

Jeigu dirbate tokioje srityje arba abejojate, kuri riba taikoma Jūsų darbuotojams, klauskite darbo teisės teisininko arba Valstybinės darbo inspekcijos.

Darbo grafiko sudarymas „Excel“ programoje žingsnis po žingsnio

1. Pirmoje eilutėje surašykite stulpelių pavadinimus: „Darbuotojas“, „Data“, „Pamaina“, „Pradžia“, „Pabaiga“, „Pertrauka, val.“, „Valandos“, „Per savaitę, val.“, „Patikra“.
2. Kiekvienai pamainai skirkite atskirą eilutę. Laiką rašykite forma 08:00, datą – 2026-10-19, pertrauką – valandomis (pusvalandis yra 0,5).
3. Langelyje G2 įrašykite valandų formulę =ROUND(MOD(E2-D2,1)*24-F2,2). Ji iš pabaigos atima pradžią, paverčia skirtumą valandomis ir atima pertrauką. MOD reikalinga tam, kad pamaina, kuri baigiasi po vidurnakčio (pavyzdyje nuo 16:00 iki 00:30), nevirstų neigiamu skaičiumi, o ROUND suapvalina rezultatą iki šimtųjų, kad dėl skaičiavimo paklaidos 40 valandų nebūtų palaikytos didesniu skaičiumi.
4. Langelyje H2 įrašykite savaitės sumą =SUMIFS($G$2:$G$13,$A$2:$A$13,A2). Ji sudeda visų eilučių, kuriose yra tas pats darbuotojas, valandas. Sritis 2–13 atitinka pavyzdžio eilutes; savo lentelėje ją pailginkite.
5. Langelyje I2 įrašykite patikrą =IF(G2>12,"Pamaina ilgesnė kaip 12 val.",IF(H2>48,"Daugiau kaip 48 val. per savaitę",IF(H2>40,"Daugiau kaip 40 val. per savaitę","Pastabų nėra"))).
6. Pažymėkite langelius G2, H2 ir I2 ir nutempkite juos žemyn iki paskutinės pamainos eilutės.
7. Stulpeliams G ir H nustatykite skaičiaus formatą su dviem skaitmenimis po kablelio, kad 7,5 valandos nebūtų suapvalintos.
8. Peržiūrėkite eilutes, kuriose patikra nėra „Pastabų nėra“, ir patys patikrinkite tai, ko formulės netikrina (žr. skyrių „Klaidos, kurių lentelė pati neparodo“).

Viename lape laikykite vieną savaitę: tada savaitės suma yra teisinga be papildomų sąlygų. Jeigu viename lape norite laikyti visą mėnesį, pridėkite stulpelį su savaitės numeriu (funkcija ISOWEEKNUM iš datos grąžina savaitės numerį, kai data įvesta kaip data, o ne kaip tekstas) ir įtraukite jį į SUMIFS kaip antrą sąlygą.

Klaidos, kurių lentelė pati neparodo

Šių Darbo kodekso reikalavimų formulės netikrina, todėl grafiką pagal juos peržiūrėkite patys. Čia jie tik išvardyti: visos ribos su straipsniais, grafiko tvirtinimas ir keitimas aprašyti pagrindiniame gide darbo grafikas: pavyzdys ir šablonas.

• Per trumpas poilsis tarp pamainų. Kasdienis nepertraukiamasis poilsis tarp darbo dienų (pamainų) negali būti trumpesnis kaip 11 valandų iš eilės (122 straipsnio 2 dalies 3 punktas). Pavyzdyje Jonas baigia 19:00 ir kitą dieną pradeda 07:00, tai yra po 12 valandų.
• Septynios darbo dienos iš eilės. Negali būti dirbama daugiau kaip šešias dienas per septynias paeiliui einančias dienas (114 straipsnio 4 punktas).
• Pietų pertrauka per vėlai. Ji turi būti suteikta ne vėliau kaip po penkių valandų darbo (122 straipsnio 2 dalies 2 punktas). Lentelėje įrašyta tik pertraukos trukmė, o ne jos pradžia ir pabaiga.
• Dvi pamainos iš eilės. Kai taikoma suminė darbo laiko apskaita, skirti darbuotoją dirbti dvi pamainas iš eilės draudžiama (115 straipsnio 4 dalis).
• Per vėlai praneštas grafikas. Kai taikoma suminė darbo laiko apskaita, darbo (pamainų) grafikai pranešami darbuotojams ne vėliau kaip prieš septynias dienas iki jų įsigaliojimo (115 straipsnio 2 dalis), o darbdaviai, kurių vidutinis darbuotojų skaičius yra mažiau kaip dešimt, praneša ne vėliau kaip prieš tris darbo dienas, nebent su darbuotoju susitariama dėl kitokių pranešimo terminų (110 straipsnio 4 punktas).

Apie pamainų kaitą ir suminę darbo laiko apskaitą plačiau rašome gide pamaininis ir slenkantis darbo grafikas.

Grafikas nėra darbo laiko apskaitos žiniaraštis

Grafikas parodo, kada planuojama dirbti. Faktiškai dirbtas laikas žymimas kitame dokumente: pagal Darbo kodekso 120 straipsnio 1 dalį darbdavys privalo tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą, išskyrus darbuotojų, dirbančių nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus darbo laiko režimu.

Ji tvarkoma darbdavio patvirtintos formos darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu (120 straipsnio 3 dalis).

Pavyzdį rasite gide darbo laiko apskaitos žiniaraštis, o atostogų planavimui skirtas atskiras gidas atostogų grafikas „Excel“.

Kiek laiko saugoti patį grafiką, perskaitytuose Darbo kodekso straipsniuose nenustatyta. Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-100 patvirtintos Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės 2.1.2 punkte valdymo organo sprendimams dėl grafikų, tarp jų pamainų, nustatytas 3 metų minimalus saugojimo terminas.

Kam rodyklė taikoma, aprašyta pagrindinio gido darbo grafikas: pavyzdys ir šablonas skyriuje apie saugojimą.

Ar darbo grafikui reikia programos: „Excel“ failas ar lentelė naršyklėje

Perskaitytuose Darbo kodekso straipsniuose nenustatyta, kokia priemone grafikas sudaromas, todėl pagal juos tinka ir „Excel“ failas, ir lentelė naršyklėje. Jie skirti skirtingiems darbams.

Jeigu Jums svarbiausia, kad valandos susiskaičiuotų pačios, likite prie „Excel“ failo. Jeigu pamainų sąrašą patogiau pildyti naršyklėje, atidarykite darbo grafiko šabloną: tai paruošta lentelė, kurioje yra stulpeliai darbuotojas, data, pamaina, pradžia, pabaiga ir valandos.

Ją galima pildyti naršyklėje arba atsisiųsti ir atidaryti „Excel“ programoje. Šiuo metu tai nemokama.

Lentelė naršyklėje nėra personalo valdymo, apskaitos ar darbo užmokesčio programa: ji neskaičiuoja formulių, darbo užmokesčio ir mokesčių ir pati netikrina Darbo kodekso ribų.